Comment réussir son projet ERP ?
Dans cet article, nous allons vous présenter les différentes étapes à suivre pour réussir son projet ERP.
Les étapes à suivre pour un projet ERP réussi
Pour améliorer la gestion quotidienne de leur activité, un bon nombre d’entreprises choisissent de mettre en place un logiciel ERP. Mais vient alors la question de l’éditeur, du type d’ERP ou encore des fonctionnalités… Rédaction du cahier des charges, choix de l’ERP, récupération des données, formations des utilisateurs, nous allons vous aider à faire de ce projet une réussite ! Dans cet article, nous allons vous présenter les différentes étapes à suivre pour choisir le bon ERP et piloter correctement votre projet.
💼 Etape n°1 : Définissez précisément vos besoins internes
Si vous avez fait le choix de vous tourner vers un ERP, c’est surement pour améliorer la gestion quotidienne de votre activité. Mais avant de chercher la solution logicielle qui vous accompagnera, il est impératif de bien définir vos besoins internes. On va vous expliquer pourquoi !
Un ERP est là pour couvrir la totalité de votre activité et vous permettre d’être plus performant. Vous devez donc vous poser certaines questions et identifier les points et spécificités auxquels celui-ci doit répondre.
Les questions à se poser :
- Est-ce que notre entreprise a besoin d’un ERP ? Si oui, pour quelles raisons ?
- Quels sont les objectifs commerciaux et organisationnels à court, moyen et long terme ?
- A quelles problématiques l’ERP doit-il répondre ?
- Quelles sont nos attentes technologiques ?
- Quels services et quelles fonctions ont besoin d’être équipées ?
- Quelles tâches sont à digitaliser/automatiser ?
- Quelles sont nos contraintes ?
- Quel est le budget alloué à ce projet ?
- Avons-nous besoin d’une personne extérieure pour nous accompagner ?
- Est-ce que mes concurrents sont équipés d’un ERP ? Si non, comment font-ils pour gérer leur activité ?
Pour répondre à ces questions, il est important de mobiliser l’ensemble de vos collaborateurs. Cela vous permettra d’une part d’échanger sur le travail de chacun et d’identifier précisément les obstacles actuels qu’ils rencontrent. Plus vous aurez d’informations, plus il sera facile pour vous de choisir la solution adaptée aux besoins de votre entreprise. Alors, prenez le temps d’échanger ! D’autre part, cette étape vous permettra d’intégrer vos salariés à ce projet et ainsi de faciliter son acceptation. Car ne l’oubliez pas, mettre en place un ERP va demander à vos salariés de changer leur façon de travailler. Il est donc important que ces derniers adhèrent au projet et voient l’intérêt de ce dernier.
En parallèle, nous vous conseillons de monter une équipe qui sera en charge de piloter et suivre le projet. Le mieux est d’intégrer des personnes de différents départements (direction, production, informatique, achat…) pour avoir une vision globale de l’entreprise et des besoins utilisateurs. Chaque personne aura un rôle distinct et devra être en mesure d’échanger avec le prestataire ERP.
📄 Etape n°2 : rédigez un cahier des charges pour cadrer le projet
Après avoir réalisé un audit complet de votre activité et des besoins de vos utilisateurs, nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges. C’est un document qui explique votre activité et synthétise toutes les fonctionnalités auxquelles la solution ERP doit répondre à son déploiement. Voici les informations à indiquer :
- Présentation de votre activité et du fonctionnement interne de votre entreprise : activité, couverture structurelle, gestion actuelle, processus internes et externes
- Définition des besoins métiers et des spécificités techniques : fonctionnalités clés, intégrations logicielles, contraintes techniques
- Explication des points de blocage et des problématiques auxquelles il faut répondre
- Objectifs commerciaux et organisationnels à atteindre : gain de productivité, centralisation des données, digitalisation du process, optimisation des coûts.
- Définition du budget et du calendrier
- Liste des personnes en charge du projet, leurs fonctions et leurs coordonnées
Rédiger un cahier des charges n’est pas obligatoire, mais permet de cadrer le projet avec l’éditeur ERP et éviter les mauvaises surprises au déploiement du logiciel.
💻 Etape n°3 : choisir l’ERP qui vous accompagnera dans votre activité
Une fois le cahier des charges validé, arrive le choix de l’ERP ! Au-delà de la partie fonctionnelle, listez en interne vos différents critères de sélection : taille du prestataire, références clients, service client, tarif, capacité de développement spécifiques, etc.
Trouver la bonne solution logicielle, adaptée à votre activité, prendra du temps. Et c’est normal ! Nous vous conseillons d’ailleurs de faire appel à plusieurs éditeurs avant de prendre votre décision.
Dans un premier temps, posez-vous la question du type de logiciel que vous souhaitez. ERP généraliste VS ERP métier ? Nous avons consacré tout un article à ce sujet pour vous expliquer la différence entre ces deux solutions et leurs avantages. Alors, lisez-le !
Dans un second temps, renseignez-vous sur les logiciels qu’utilisent vos concurrents. En effet, ces derniers partagent la même activité que vous, ce qui signifie qu’ils ont certainement les mêmes besoins logiciels et problématiques que vous. Leur retour d’expérience est une mine d’or ! Vous pouvez également demander à votre groupement d’achats s’ils ont des éditeurs à vous conseiller.
Enfin, nous vous conseillons d’assister à une démonstration de l’outil et d’échanger avec l’éditeur autour de vos besoins.
Chez Gimel, on vous propose de vous faire une démo gratuite d’Evolubat, suivie d’un échange approfondi avec notre équipe commerciale. Le but est de réfléchir ensemble à une offre logicielle sur-mesure qui couvre la totalité de votre activité pour vous faire une proposition commerciale adaptée, sans mauvaise surprise 😉
🔁 Etape n°4 : Une bonne récupération des données est la clé
Pour réussir votre projet ERP, il est essentiel de garantir une bonne récupération de vos données : articles, clients, fournisseurs, tarifs et bien d’autres. Et ce, que vous ayez déjà un ERP ou pas ! Chez Gimel, on vous accompagne dans la récupération et la migration de vos données.
Deux cas de figures possibles :
- Vous n’avez pas d’ERP: nos chefs de projet vous transmettront un fichier Excel à remplir par vos équipes. Le but est de centraliser tous vos données internes, pour les transférer ensuite sur Evolubat.
- Vous avez un ERP: nous avons un service dédié à l’extraction des données chez Gimel. Il s’occupera de récupérer directement vos données depuis votre ERP pour les importer ensuite dans Evolubat.
Cette étape nécessite du travail côté éditeur, mais également au sein de votre entreprise. Car, elle implique : la préparation des données par vos équipes, le transfert dans Evolubat ainsi que le contrôle et la validation des données importées. Le temps du projet va dépendre en partie de cette étape-là. Dans certains cas, la récupération des données peut aller assez vite : Gimel récupère les données telles qu’elles sont et les ré-intégre directement dans Evolubat.
Beaucoup d’entreprises font l’erreur de vouloir récupérer l’ensemble de leurs informations. Et pourtant ! Il est important de profiter de cette migration, pour faire un nettoyage de ses données et repartir sur de bonnes bases fiables.
💬 Etape n°5 : Des utilisateurs formés pour une bonne utilisation de l’ERP
La mise en place d’un ERP doit être accompagnée impérativement d’une formation de vos utilisateurs. En effet, il est impératif que ces derniers maitrisent l’ERP pour assurer sa bonne utilisation. A noter ! Certains de vos salariés pourraient être chamboulés à l’idée de changer leurs méthodes de travail. Il faut donc faciliter la prise en main de chacun, en les accompagnant dans l’utilisation de ce nouveau logiciel et surtout… en leur montrant le potentiel de ce dernier. Chez Gimel, on propose de former vos salariés à distance ou sur site. Au choix du client 😊 Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- La formation d’un référent « responsable de service » qui s’occupe ensuite du transfert de compétences vers son équipe sur Evolubat.
- La formation de l’ensemble de l’équipe sur Evolubat.
Toutes nos formations sont sur-mesure et s’adaptent aux métiers et compétences de vos salariés. Le but est de les faire pratiquer l’outil, répondre à leurs questions et les accompagner post-formation. Nos formations ont d’ailleurs été certifiées QUALIOPI : certification qui garantit l’expertise du formateur et la qualité de la formation. D’ailleurs, un chef de projet sera en charge d’accompagner vos équipes tout au long du projet ERP. Un mois après le déploiement, il restera à la disposition de vos équipes pour répondre à leurs questions et les aider dans la prise en main du logiciel.
La réussite d’un projet ERP dépend donc de plusieurs étapes. Communication et organisation sont les facteurs clés de réussite, tant en interne qu’en externe. Gimel est à votre disposition pour échanger sur vos besoins ERP et vous guider sur la méthodologie à suivre pour faire de ce projet, une réussite !
Envie d’être rappelé à ce sujet ?
